System Warehouse bisa disebut juga dengan Warehouse Management System atau WMS adalah Sebuah sistem yang dibangun untuk pengelolaan sebuah gudang atau penyimpanan dengan tujuan melakukan efesiensi di waktu,tenaga dan biaya. WMS juga berfungsi sebagai salah satu komponen dalam melaksanakan sebuah proses Supply Chain Management (SCM).
Untuk Skala warehouse kecil mungkin penerapan WMS ini belum begitu dibutuhkan, akan tetapi pada saat skala warehouse meningkat pada skala menengah dan besar, maka implementasi Warehouse Management System adalah wajib untuk diterapkan. Mengapa? karena volume proses yang terjadi di sebuah warehouse skala besar akan membutuhkan waktu,biaya dan tenaga yang tidak sedikit.
Masalah yang timbul di pengelolaan gudang akan semakin banyak seperti besarnya biaya tenaga kerja, lambatnya proses sampai dengan kehilangan barang merupakan resiko dari tidak diterapkannya sebuah sistem pengolaan gudang yang baik.
Tujuan Warehouse Management System
Implementasi WMS bertujuan antara lain :
- Menekan biaya tenaga kerja seperti upah lembur atau over time.
- Mempercepat proses handling barang seperti penerimaan barang di gudang dan persiapan pengiriman barang keluar gudang.
- Menghindari selisih stok atau kehilangan stok barang.
- Transparansi Informasi, jumlah data stok dan transaksi warehouse dapat diketahui dengan mudah dan akurat.
Target dari semua itu adalah rendahnya biaya Logistik dan Distribusi yang berujung kepada rendahnya HPP atau COGS sebuah produk. Kondisi ini sangat penting bagi manufaktur atau produsen barang dimana mereka harus sedemikian rupa menerapkan strategi agar biaya produksi rendah.
Konsep dan Proses Warehouse Management System
WMS terdiri dari 3 proses aktifitas utama yang terjadi di warehouse, proses tersebut adalah :
1. Receiving Goods (Penerimaan Barang)
Receiving Goods atau Goods Receive disingkat GR adalah aktifitas yang terjadi di warehouse ketika ada barang yang masuk ke warehouse tersebut. Barang tersebut pada umumnya berasal dari Supplier atau bisa juga merupakan barang Return dari Customer. Dalam aktifitas ini hal yang harus dicatat adalah :
- Item Barang
- Jumlah dan Satuan Barang
- Kondisi Fisik Barang
- Tanggal dan Jam Penerimaan
- Tanda Tangan Penerima dan Pengirim Barang
2. Outgoing Goods (Pengeluaran Barang)
Aktifitas ini adalah dimana sebuah barang di warehouse akan dikeluarkan dari gudang untuk dikirim, tujuan pengiriman pada umumnya adalah menuju ke pelanggan atau customer. Aktifitas ini biasanya dimulai persiapan dan pengepakan barang sampai dengan serah terima ke pihak transportasi. Dalam aktifitas ini hal penting yang harus tercatat adalah :
- Item Barang
- Jumlah dan Satuan Barang
- Kondisi Fisik Barang
- Kesesuaian Jumlah dan Permintaan
- Tanggal dan Jam pengeluaran barang
- Alamat tujuan pengiriman
- Tanda Tangan Petugas Warehouse dan Pihak Transportasi.
3. Inventory Control (Pengawasan Stock)
Komponen ini adalah paling penting dimana sebuah warehouse tugas utama nya adalah menjaga keutuhan dan keamanan barang yang disimpan. Secara jumlah barang yang ada di warehouse harus sesuai antara penerimaan dan pengeluaran, konsep ini umumnya disebut dengan Inventory Control. Tingkat keakurasian hingga 100% sangat diperlukan dalam artian tidak boleh ada selisih barang yang terjadi,karena selisih ini akan menimbulkan kerugian, terlebih jika nilai barang tersebut tinggi. Hal yang perlu diperhatikan dalam Inventory Control adalah :
- Item Barang
- Kondisi Fisik Barang
- Jumlah Penerimaan Barang
- Jumlah pengeluaran Barang
- Stok Fisik
Pencatatan inventory ini biasanya dicatat dalam sebuah Kartu Stock atau Stock Card.
Software Aplikasi Warehouse Management System
Untuk memudahkan pengelola warehouse dalam menerapkan Warehouse Management System, dapat menggunakan Software Aplikasi WMS. Software WMS ini berfungsi untuk melakukan pencatatan setiap aktifitas yang terjadi mulai dari penerimaan barang, pengeluaran barang sampai dengan laporan stok di warehouse.
Untuk skala warehouse menengah wajib untuk mengimplementasikan Software Aplikasi WMS, karena apabila dilakukan manual, maka tingkat kesalahan yang diakibatkan oleh Human Error sangat tinggi, yang menyebabkan tidak akuratnya Laporan Stok atau Inventory Control. Kondisi ini cukup berbahaya karena informasi yang tersedia tidak menunjukan keadaan sebenarnya.
Saat ini ada beberapa penyedia software aplikasi wms yang bisa anda gunakan dengan biaya yang tidak terlalu mahal. Bahkan ada beberapa yang menawarkan WMS Software dengan biaya per bulan dan anda tidak perlu mengeluarkan inevestasi besar.
Salah satu penyedia WMS Software yang bisa anda gunakan adalah TamaSoft, software ini memberikan kemudahaan untuk anda dalam menggunakan WMS dengan sistem biaya bulanan.
Modul aplikasinya pun cukup lengkap dan dengan didukung oleh teknologi Barcode Serta RFID-Radio Identification Frequency, saya sangat merekomendasikan aplikasi ini untuk anda gunakan.
Modul yang tersedia di WMS Software TamaSoft adalah :
Multiple Warehouse
Software ini mendukung pengelolaan beberapa warehouse dilokasi yang saling berjauhan. Anda dapat mengendalikan 3 bahkan 100 warehouse dalam satu aplikasi ini.
Item Material Management
Digunakan untuk mendata item barang anda secara rinci disertai dengan foto barang
Incoming & Outgoing Management
Modul untuk melakukan pencatatan barang masuk dan keluar disertai dengan feature scan barcode dan RFID, juga fasilitas pencetakan dokumen secara digital.
Inventory Control
Laporan Inventory yang tersedia sangat akurat dan bersifat real time dan dapat diakses secara online karena aplikasi ini berbasis web. Anda sebagai pemilik bisnis dapat mengontrol stok barang anda secara online dan realtime kapan saja dan dimana saja.
0 Komentar